E-mails aanpassen: sjablonen, huisstijl en dossier
Keurix redactie · Bijgewerkt op · 4 min leestijd
Keurix verstuurt op vaste momenten e-mails naar uw klant: bij het inplannen van de keuring, bij een gewijzigde afspraak, zodra het rapport klaarstaat en bij een factuur. De inhoud van die mails bepaalt u zelf: per sjabloon past u onderwerp en tekst aan, en met uw logo, accentkleur en footer krijgen alle mails uw eigen uitstraling.
Op deze pagina leest u welke mails er zijn, hoe het bewerken van sjablonen werkt en hoe u elke verzonden mail later exact terugleest in het keuringsdossier.
Keuringen beheren zonder losse lijstjes? Probeer Keurix gratis, de eerste 5 keuringen zijn gratis.
Inhoudsopgave
Welke klantmails Keurix verstuurt
De klantmails volgen de status van de keuring. U hoeft er niets voor te doen: elke mail gaat automatisch uit op het juiste moment.
| Moment | |
|---|---|
| Keuring ingepland | Bevestiging met datum, tijd en de contactgegevens van de inspecteur |
| Afspraak verplaatst of andere inspecteur | Gewijzigde-afspraakmail met de nieuwe gegevens |
| Keuring afgerond | Rapportmail met beveiligde downloadlink en toegang tot het klantportaal |
| Factuur opgemaakt | Factuurmail met de factuur als pdf |
Voor energielabels bestaat van de plannings- en rapportmail een aparte variant, zodat de tekst aansluit op een energielabelopname in plaats van een keuring. U ziet alleen de sjablonen van de keuringstypen die uw organisatie aanbiedt. Wat de klant vervolgens met de rapportmail kan, leest u op de pagina over het klantportaal.
Sjablonen bewerken: onderwerp en tekst
Elk sjabloon heeft een standaardtekst die u direct kunt gebruiken. Wilt u een andere toon of extra uitleg, dan bewerkt u het sjabloon in de instellingen van uw organisatie:
- Onderwerp en tekst per sjabloon: u herschrijft de mail zoals u hem zelf zou sturen.
- Variabelen: velden zoals de naam van de klant, het adres en de afspraakdatum vult Keurix bij verzending automatisch in.
- Voorbeeldweergave: u ziet vooraf hoe de mail er met ingevulde gegevens uitziet.
- Terugzetten kan altijd: één klik herstelt de standaardtekst van Keurix.
Het bewerken van sjablonen is voor elke organisatie beschikbaar, zonder extra kosten. Het staat los van het eigen e-maildomein, dat alleen het afzenderadres verandert.
Huisstijl: logo, kleur en footer
Naast de tekst bepaalt u ook het uiterlijk van de mails. Dat kan op twee niveaus:
- Huisstijl-instellingen (gratis): upload uw logo, kies een accentkleur en vermeld uw website in de footer. Elke klantmail gebruikt die stijl automatisch.
- Volledig eigen HTML-opmaak: wilt u de mailopmaak helemaal zelf bepalen, dan kan dat met een volledige HTML-wrapper of volledige HTML per afzonderlijk sjabloon. Deze premium optie hoort bij het eenmalig te activeren Personalisatiepakket.
De mails blijven altijd werken: klopt er iets niet in een aangepast sjabloon of de opmaak, dan valt Keurix bij het versturen terug op de standaardversie. Een instelfout kan de rapportlevering dus nooit blokkeren.
Elke verzonden mail staat in het dossier
Discussie over wat er naar de klant is gestuurd hoort niet thuis in een keuringspraktijk. Daarom legt Keurix elke geslaagd verzonden plannings- en rapportmail vast in het keuringsdossier, als exacte momentopname van de mail zoals de klant hem ontving.
- Teruglezen in de keuring: bij elke keuring ziet u de verzonden e-mails met ontvanger, onderwerp en verzendmoment.
- In het dossierarchief: downloadt u het volledige dossier als zip, dan zitten de mails erbij.
- Blijft bewaard: de vastgelegde mails overleven het archiveren van het dossier en worden pas opgeruimd volgens het bewaartermijnbeleid.
Zo is per keuring altijd aantoonbaar welke afspraakbevestiging en welke rapportmail er is verstuurd, ook maanden later. Alle dossierfuncties op een rij vindt u bij de functies van Keurix.
Bekijk de mails met uw eigen gegevens
Maak een gratis account aan, stel uw logo en kleur in en bekijk de voorbeeldweergave van elke klantmail. De eerste vijf keuringen zijn gratis.
Probeer Keurix gratisVeelgestelde vragen
Kan ik de tekst van de klantmails zelf aanpassen?
Ja. Per sjabloon bewerkt u onderwerp en tekst; variabelen zoals klantnaam, adres en afspraakdatum vult Keurix automatisch in. U ziet een voorbeeldweergave voordat u opslaat en kunt elk sjabloon met één klik terugzetten naar de standaardtekst.
Kost het aanpassen van e-mails extra?
Nee. Sjablonen bewerken en de huisstijl-instellingen (logo, accentkleur en footer) zijn voor elke organisatie gratis. Alleen het versturen vanaf uw eigen domeinnaam en de volledig eigen HTML-opmaak horen bij het eenmalig te activeren Personalisatiepakket.
Welke mails kan ik aanpassen?
De planningsbevestiging, de gewijzigde-afspraakmail, de rapportmail en de factuurmail. Van de plannings- en rapportmail bestaat een aparte energielabelvariant. U ziet alleen de sjablonen van de keuringstypen die uw organisatie aanbiedt.
Kan ik teruglezen wat er precies naar een klant is gestuurd?
Ja. Elke geslaagd verzonden plannings- en rapportmail wordt als exacte momentopname vastgelegd in het keuringsdossier, met ontvanger, onderwerp en verzendmoment. De mails zitten ook in de dossier-zip en blijven na archivering bewaard.
Wat gebeurt er als mijn aangepaste sjabloon een fout bevat?
De verzending blokkeert nooit op een sjabloon- of opmaakfout: Keurix valt in dat geval terug op de standaardversie van de mail. De klant ontvangt zijn bevestiging of rapport dus altijd.
Slimmer keuren met Keurix
Keurix is het administratieplatform voor energielabels, bouwkundige keuringen en andere gebouwinspecties: aanvragen, planning, rapportlevering en facturatie in één overzicht. Voor zelfstandige inspecteurs en bureaus.