Hoe Keurix werkt: van aanvraag tot facturatie

Elke keuring doorloopt in Keurix dezelfde route, ongeacht het keuringstype. De statussen lopen van Nieuw naar Gepland, In uitvoering, Ingediend en ten slotte Afgerond. De volgende stappen laten zien wat er in elke fase gebeurt.

1. 1Aanvraag komt binnenEen nieuwe keuringsaanvraag ontstaat op drie manieren: u voert die zelf handmatig in, een aanbrenger (makelaar) dient die in, of de aanvraag komt rechtstreeks vanaf uw eigen website binnen. De aanvraag krijgt de status Nieuw.
2. 2PlanningKeurix stelt automatisch een planvoorstel op, of u plant de keuring handmatig in. De keuring krijgt een datum en een adviseur en staat op Gepland. De klant kan automatisch een bevestiging per e-mail ontvangen.
3. 3UitvoeringDe inspecteur voert de keuring uit en werkt de status bij naar In uitvoering. Alle gegevens van het object en de opdrachtgever staan in het dossier.
4. 4Rapport uploadenNa de inspectie uploadt u het rapport als bestand in het dossier. Zodra het dossier compleet is, dient u de keuring in.
5. 5Afronden en facturatieU rondt de keuring af. De klant kan automatisch een e-mail met een beveiligde downloadlink en toegang tot het klantportaal ontvangen. Periodiek stelt Keurix de bijbehorende facturen op.

Aanvragen kunnen uit drie bronnen komen, zodat het aansluit op de manier waarop u werkt:

• Handmatig: u voert een aanvraag zelf in het systeem in, bijvoorbeeld na telefonisch contact.
• Via een aanbrenger: een gekoppelde makelaar dient de aanvraag namens zijn klant in.
• Via uw eigen website: een aanvraagformulier op uw site stuurt de aanvraag rechtstreeks door.

Twee actieve aanvragen op precies hetzelfde adres worden geweigerd, zodat u geen dubbel werk krijgt. Website-aanvragen komen binnen met bron Website en de status Nieuw. Meer over de verschillende keuringen leest u op de pagina over bouwkundige keuring software.

Voor de planning kunt u kiezen. Keurix maakt automatische planvoorstellen op basis van uw werkgebieden (postcodegebieden), werkdagen en werktijden, vakanties en geblokkeerde sloten, het maximum aantal keuringen per dag en de reistijd tussen adressen. Bij een bureau kiest het systeem bureau-breed de best passende adviseur.

Automatisch plannen staat aan voor aanvragen van aanbrengers en is optioneel in te schakelen voor website-aanvragen. Lukt het automatisch plannen niet, dan blijft de aanvraag op Nieuw staan zodat u die zelf inplant. U houdt dus altijd de regie.

De klant hoeft niets te missen: bij het inplannen kan automatisch een bevestiging per e-mail uitgaan met datum, tijd en de contactgegevens van de inspecteur. Verplaatst u de afspraak of wisselt de adviseur, dan volgt vanzelf een gewijzigde-afspraakmail. De tekst en opmaak van die mails bepaalt u zelf, zie e-mails aanpassen.

Op de dag van de keuring voert de inspecteur de inspectie uit en zet de status op In uitvoering. Het dossier bevat alle relevante gegevens van het object en de opdrachtgever. Werkt u met een team, dan ziet elke adviseur zijn eigen werkvoorraad en houdt het bureau het totaaloverzicht.

Na de inspectie uploadt u het keuringsrapport als bestand in het dossier. Zodra het dossier compleet is, dient u de keuring in en rondt u die af. Bij het afronden kan de klant automatisch een e-mail ontvangen met een beveiligde downloadlink naar het rapport en toegang tot het klantportaal, waar hij zijn keuring terugvindt op zijn eigen e-mailadres, het rapport downloadt en zelf documenten aanlevert. De tekst van die e-mail verschilt per keuringstype. Optioneel zet u dat portaal in uw eigen huisstijl op bedrijfsnaam.keurix.nl via het Personalisatiepakket.

Keurix stelt periodiek automatisch facturen op namens het bureau, zogeheten zelffacturen. Dat gebeurt in twee vormen: een creditfactuur voor adviseurs met de vergoeding per afgeronde keuring, en een factuur voor aanbrengers met de vaste vergoeding per keuring die bij de intake is vastgezet.

• De nummering is aaneensluitend per organisatie en per jaar.
• De btw is per ontvanger in te stellen.
• Elke factuur wordt als pdf met een downloadlink per e-mail verstuurd.
• U stelt zelf de factuurdag in.

Naast deze zelffacturen kunt u Keurix optioneel ook een factuur aan uw eindklant laten sturen. Die functie staat standaard uit en zet u pas aan als uw factuurgegevens compleet zijn (tarieven, btw-tarief en bedrijfsgegevens). Staat het aan, dan maakt Keurix bij het afronden automatisch een klantfactuur en verstuurt die per e-mail met de factuur-PDF als bijlage. U beheert de factuurgegevens zelf; klantfacturen delen dezelfde doorlopende nummerreeks als de zelffacturen. Op elke factuur-PDF plaatst u uw eigen logo en een vrij tekstblok en bepaalt u zelf het volgende factuurnummer, alleen vooruit.

Voor deze geldstromen tussen bureau, adviseurs en aanbrengers heeft u geen los boekhoudpakket nodig. Ook van uw eigen aankopen bij Keurix, zoals creditbundels, ontvangt u automatisch een factuur met btw-specificatie; die staan bij elkaar in uw administratie. De prijzen daarvan vindt u op de tarievenpagina.

Keurix kent vijf accounttypes. Elk type ziet en mag precies wat bij die rol past. De volgende tabel vat samen wat elke rol in het platform kan.

Zelf een account aanmaken kan alleen als Bureau of als Zelfstandig. Dat zijn de twee rollen die het platform als eigenaar gebruiken. U kiest bij het registreren welke van de twee bij u past.

Adviseurs en aanbrengers registreren zich niet zelf: zij worden uitgenodigd. Een bureau nodigt zijn adviseurs uit om onder de organisatie te werken en koppelt aanbrengers per bureau, met een eigen vergoeding en btw-instelling. Klanten krijgen automatisch toegang tot het klantportaal zodra een keuring op hun e-mailadres wordt afgerond.

Elk nieuw account start met 5 gratis startcredits. Eén credit staat gelijk aan één afgeronde keuring. Een credit wordt pas afgeschreven op het moment dat u een keuring afrondt: aanvragen ontvangen en keuringen inplannen is gratis en onbeperkt.

Het tarief is € 4,00 excl. btw per afgeronde keuring en is gelijk voor elk keuringstype. Credits koopt u vooraf in bundels. Alle bundels en de exacte prijzen staan op de tarievenpagina.

Betalen doet u met iDEAL of creditcard via betaaldienstverlener Mollie. Creditcard is voor eenmalige aankopen. Wilt u niet steeds handmatig bijkopen, dan kiest u bij uw eerste betaling voor iDEAL en schakelt u automatisch opwaarderen in. Bij die betaling geeft u dan een SEPA-machtiging af, waarna Keurix zelf een bundel bijkoopt zodra uw tegoed onder de drempel komt die u zelf instelt.