Keuringsbureau software voor teamplanning en facturatie

Een keuringsbureau (een organisatie met meerdere inspecteurs in dienst) werkt in Keurix onder één account met de rol Bureau. U kunt zich zelf registreren als Bureau; dat kan direct, zonder tussenkomst. Vanaf dat account beheert u het team, de werkgebieden en de facturatie, en heeft u volledig overzicht over alle keuringen binnen uw organisatie.

De adviseurs die bij u werken registreren zich niet zelf. U nodigt hen uit vanuit uw bureau-account, zodat zij meteen aan uw organisatie gekoppeld zijn en onder uw instellingen werken.

Een adviseur is een inspecteur in loondienst onder uw bureau. Hij of zij werkt keuringen af, zet de status door en uploadt bestanden, maar wijzigt geen dossiergegevens. U nodigt adviseurs per e-mail uit; zodra zij de uitnodiging aannemen, staan ze in uw team.

Per adviseur bepaalt u met losse vlaggen wat hij of zij mag. U kunt bijvoorbeeld toestaan dat een adviseur zelf keuringen aanmaakt, zelf inplant, het team ziet of keuringen verwijdert. Standaard staan deze rechten uit, zodat een nieuwe adviseur begint met precies zoveel ruimte als u geeft.

Elke adviseur krijgt een eigen planningsprofiel. Zo weet Keurix per persoon wanneer en waar er gekeurd kan worden, en houdt de planning daar automatisch rekening mee.

Waar een zelfstandige inspecteur maar één agenda heeft, verdeelt een bureau het werk over meerdere mensen. Keurix doet dat bureau-breed: bij een nieuwe aanvraag berekent het systeem welke adviseur het beste past. Daarbij weegt het onder meer het werkgebied, de beschikbaarheid op dat moment, het maximum per dag en de reistijd en reisafstand mee, met buffertijd tussen afspraken.

Automatisch plannen staat aan voor aanvragen van aanbrengers en is opt-in voor aanvragen via uw website. Lukt het niet om een passend voorstel te maken, dan blijft de aanvraag op status Nieuw staan zodat uw planner de keuring handmatig kan toewijzen. U houdt de regie: een voorstel is een voorstel, geen dwang.

Veel bureaus worden geleid door iemand die zelf ook nog keuringen doet. In Keurix schakelt u dat in met de instelling die de eigenaar laat meekeuren. U verschijnt dan zelf ook in de planning met een eigen profiel, naast het beheer van het team. Staat de instelling uit, dan blijft uw rol puur aansturend.

Een aanbrenger is een externe makelaar die keuringen bij u aanbrengt. U koppelt aanbrengers aan uw bureau; per koppeling legt u een eigen vergoeding en btw-instelling vast. De aanbrenger dient aanvragen bij u in en ziet zijn eigen aanvragen, maar krijgt geen inzage in de rest van uw organisatie. Hoe die kant eruitziet, leest u op de pagina voor makelaars.

Aanvragen van gekoppelde aanbrengers komen binnen als Nieuw en gaan standaard mee in het automatisch plannen, zodat werk dat via een makelaar binnenkomt direct bij de juiste adviseur terechtkomt.

Keurix stelt periodiek automatisch facturen op namens uw bureau. Een zelffactuur is een factuur die de afnemer opstelt in plaats van de leverancier. Voor uw adviseurs maakt Keurix een creditfactuur voor hun vergoeding per afgeronde keuring; voor aanbrengers een factuur met de vaste vergoeding per keuring, zoals die bij de intake is vastgezet.

• Gapless nummering per organisatie en per jaar, dus een doorlopende reeks zonder gaten.
• Btw per ontvanger instelbaar, passend bij de afspraken die u met adviseur of aanbrenger heeft.
• Elke factuur als PDF met downloadlink per e-mail.
• De factuurdag stelt u zelf in, zodat de facturatie in uw eigen ritme loopt.

Voor deze geldstromen tussen bureau, adviseurs en aanbrengers heeft u geen los boekhoudpakket nodig.

Wilt u ook uw eindklant een factuur sturen, dan kan dat optioneel. Deze functie staat standaard uit en zet u pas aan wanneer uw factuurgegevens compleet zijn: de tarieven per keuringstype, het btw-tarief en uw bedrijfs- en fiscale gegevens. Staat het aan, dan maakt Keurix na het afronden van een keuring automatisch een klantfactuur en verstuurt die per e-mail met de factuur-PDF als bijlage. Als leverancier beheert en verantwoordt u alle factuurgegevens zelf; klantfacturen delen de doorlopende nummerreeks met uw zelffacturen.

Op elke factuur-PDF die uw bureau uitgeeft plaatst u uw eigen logo en een vrij tekstblok, bijvoorbeeld een kenmerk of uw betalingsvoorwaarden. Het volgende factuurnummer van de reeks stelt u zelf in (alleen vooruit) en de tekst van de klantfactuurmail past u aan als sjabloon.

Elke keuring heeft een eigen dossier waarin uw adviseur bestanden verzamelt en het rapport uploadt. Keurix voert zelf geen keuringen uit en maakt geen rapporten; het rapport dat uw adviseur opstelt, wordt als bestand geüpload en gedeeld. Zodra een keuring wordt afgerond, ontvangt de klant automatisch een e-mail met een beveiligde downloadlink en toegang tot het klantportaal, waar hij het rapport kan inzien en downloaden en zelf documenten kan aanleveren. Wordt een afspraak verplaatst of wisselt de adviseur, dan krijgt de klant daarvan ook automatisch bericht.

Die klantmails dragen de uitstraling van uw bureau: u bewerkt per sjabloon het onderwerp en de tekst en stelt uw logo, accentkleur en footer in, zie e-mails aanpassen. Wilt u ook het afzenderadres op uw eigen domeinnaam, dan activeert u eenmalig het Personalisatiepakket.

Keurix ondersteunt zes keuringstypen met dezelfde werkstroom en hetzelfde tarief. Uw bureau kiest zelf welke typen het aanbiedt, en per adviseur kunt u dat verder inperken.

Bij het afronden verstuurt Keurix een afrondmail waarvan de tekst per keuringstype verschilt, zodat de klant passende uitleg krijgt bij het rapport.

Naast handmatige invoer en aanbrengers kunt u aanvragen rechtstreeks vanaf de website van uw bureau laten binnenkomen. Via de website-koppeling verbindt u een aanvraagformulier op uw eigen site aan Keurix, met een JSON-API of een kant-en-klare Elementor-webhook voor WordPress. Website-aanvragen komen binnen als Nieuw met bron Website; automatisch plannen is voor die bron opt-in, zodat u zelf bepaalt of ze meteen worden ingepland.

Keurix rekent € 4,00 excl. btw per afgeronde keuring. Er is geen abonnement en u betaalt niet per gebruiker of per adviseur; het maakt niet uit hoeveel adviseurs u uitnodigt. Het tegoed hoort bij uw organisatie, dus alle adviseurs putten uit hetzelfde bureau-tegoed. Een credit wordt pas afgeschreven bij het afronden van een keuring; aanvragen ontvangen en plannen is gratis.

De volledige uitleg over credits, bundels en betalen staat op de tarievenpagina. Werkt u juist alleen, zonder team, kijk dan naar Keurix voor zelfstandige inspecteurs.