Keuringssoftware voor zelfstandige inspecteurs

Als zelfstandige doet u alles zelf. Een aanvraag komt binnen terwijl u op locatie bent, ’s avonds plant u de week rond reistijd, een dag later stuurt u het rapport na en in het weekend loopt u de facturatie na. Keurix brengt die losse stappen samen in één overzicht, zodat u niet meer schakelt tussen agenda, mail en losse bestanden.

Keurix is een administratieplatform, geen keuringsdienst en geen keten of koepel. U blijft volledig zelfstandig: u werkt onder uw eigen naam, met uw eigen rapportagemodel en uw eigen tarieven, en het platform regelt de organisatie eromheen. Wilt u eerst de volledige route zien, lees dan hoe Keurix werkt of bekijk het volledige functie-overzicht.

U heeft niemand nodig om te beginnen. Het accounttype Zelfstandig is bedoeld voor de eenmans-inspecteur of EP-adviseur (energieprestatie-adviseur) zonder personeel. U registreert uzelf, ziet uitsluitend uw eigen keuringen en heeft geen teambeheer nodig.

Zelf registreren kan als Zelfstandig of als Bureau. Adviseurs in loondienst en aanbrengers worden juist uitgenodigd; als eenmanszaak kiest u dus voor Zelfstandig en bent u binnen enkele minuten aan de slag. Maak een account aan en u kunt Keurix meteen in de praktijk proberen.

Werk komt vanuit meerdere kanten binnen. Keurix verzamelt alle aanvragen op één plek, ongeacht hoe ze zijn ingediend:

• Handmatige invoer: u voert een aanvraag zelf in, bijvoorbeeld na een telefoontje of mail.
• Aanbrengers: makelaars waarmee u samenwerkt dienen zelf een aanvraag in en u ziet die direct terug.
• Uw eigen websiteformulier: bezoekers vragen rechtstreeks vanaf uw site een keuring aan.

Keurix controleert daarbij op dubbele aanvragen: een tweede actieve aanvraag op hetzelfde adres wordt geweigerd, zodat u niet per ongeluk twee dossiers voor dezelfde woning opent. Hoe u uw eigen websiteformulier aansluit, leest u op de pagina over de website-koppeling.

Als u alleen werkt, is uw agenda de flessenhals. Keurix rekent daarom een passend moment uit op basis van uw eigen instellingen, en houdt rekening met reizen tussen adressen. U legt eenmalig vast hoe u werkt en het systeem doet daarna een planvoorstel.

• Werkgebieden op postcode: u bepaalt in welke gebieden u keuringen aanneemt.
• Werkdagen en werktijden: alleen binnen uw eigen beschikbaarheid wordt gepland.
• Vakanties en geblokkeerde sloten: vrije dagen en reserveringen blijven vrij.
• Maximum keuringen per dag: u voorkomt een overvolle dag.
• Reistijd, reisafstand en buffertijd: tussen twee afspraken blijft realistische ruimte.

Op basis daarvan doet Keurix automatische planvoorstellen. Lukt het niet om een moment te vinden, dan blijft de aanvraag op de status Nieuw staan, zodat u hem zelf inplant. Zo houdt u de regie, maar zonder het handmatige puzzelen met reistijd.

Elke keuring doorloopt een vaste route, zodat u altijd ziet waar een klus staat. De statussen lopen van Nieuw naar Gepland, In uitvoering, Ingediend en ten slotte Afgerond.

Per keuring houdt Keurix een dossier bij met de gegevens van het pand, de klant en de planning. Zo hoeft u niet meer in losse mappen of berichten te zoeken naar wat bij welk adres hoort; alles staat bij de betreffende keuring.

Belangrijk om te weten: Keurix genereert zelf geen keuringsrapporten. U werkt met uw eigen rapportagemodel en uploadt het afgeronde rapport als bestand in Keurix.

Zodra het dossier compleet is en u het rapport heeft geüpload, rondt u de keuring af. De klant ontvangt dan automatisch een e-mail met een beveiligde downloadlink en toegang tot een eigen klantportaal, waar hij ook zelf documenten kan aanleveren. De begeleidende tekst verschilt per keuringstype, zodat de boodschap bij een energielabel anders leest dan bij een bouwkundige keuring.

U hoeft dus niet meer zelf een mail met bijlage op te stellen in de avonduren; het nasturen van het rapport gebeurt op het moment dat u de keuring afrondt. Ook de afspraakbevestiging en een bericht bij een verplaatste afspraak gaan vanzelf uit. De tekst en huisstijl van al die mails bepaalt u zelf, zie e-mails aanpassen; wilt u versturen vanaf uw eigen domeinnaam, dan kan dat ook als zelfstandige met het Personalisatiepakket.

Werkt u samen met makelaars die u werk aanbrengen, dan hoort daar vaak een vergoeding per keuring bij. Keurix stelt die facturen periodiek automatisch op, met een doorlopende nummering per jaar en een btw-instelling per ontvanger. De factuur gaat als pdf met downloadlink naar de aanbrenger.

Voor deze geldstroom heeft u geen apart boekhoudpakket nodig. U stelt zelf de factuurdag in en laat het verder aan Keurix over, zodat de avonduren niet opgaan aan facturen typen.

Optioneel kunt u ook uw eindklant een factuur laten sturen. Die functie staat standaard uit en zet u pas aan wanneer uw factuurgegevens compleet zijn: uw tarieven per keuringstype, het btw-tarief en uw bedrijfs- en fiscale gegevens. Staat het aan, dan maakt Keurix na het afronden van een keuring automatisch een klantfactuur en mailt die met de factuur-PDF als bijlage. U beheert en verantwoordt de factuurgegevens zelf; klantfacturen delen dezelfde doorlopende nummerreeks als uw aanbrengerfacturen.

Op elke factuur-PDF die u uitgeeft plaatst u uw eigen logo en een vrij tekstblok, en u bepaalt zelf het volgende factuurnummer van de reeks (alleen vooruit). De tekst van de klantfactuurmail past u aan als sjabloon, net als de andere klantmails.

Veel zelfstandigen doen meer dan één soort keuring. In Keurix combineert u alle zes de keuringstypen in dezelfde agenda en workflow, tegen hetzelfde tarief per keuring. U beheert een energielabel en een bouwkundige keuring dus vanuit hetzelfde overzicht.

Doet u vooral bouwkundig werk of juist energielabels, dan verdiept u zich verder via de pagina over bouwkundige keuring software of energielabel software.

Voor een zzp'er telt elke vaste last. Daarom kent Keurix geen abonnement en geen opstartkosten. U betaalt € 4,00 excl. btw per afgeronde keuring: één credit staat gelijk aan één keuring, ongeacht het type. Aanvragen ontvangen en keuringen inplannen is gratis; het tegoed gaat er pas af als u een keuring afrondt.

Elk nieuw account start met 5 gratis startcredits, dus uw eerste vijf keuringen kosten u niets. Betalen doet u met iDEAL of creditcard via Mollie. Creditcard is voor eenmalige aankopen; automatisch opwaarderen stelt u in na een iDEAL-betaling. De volledige uitleg staat op de tarievenpagina.